Suprapto Estede

Suprapto Estede

Friday, November 8, 2013

Dasar-dasar Manajemen dan Kepemimpinan (Remaja)

Oleh: Suprapto Estede

DASAR-DASAR MANAJEMEN

Ada macam-macam definisi tentang manajemen. Dapat dikatakan bahwa kebanyakan definisi yang ada menunjukkan sifat serta pentingnya proses manajemen. Robert L. Trewathn dan M. Gene Newport dalam buku mereka berjudul Management menyatakan bahwa manajemen adalah proses perencanaan, pengorganisasian, menggerakkan serta mengawasi aktivitas-aktivitas sesuatu organisasi dalam rangka upaya mencapai suatu koordinasi sumber-sumber daya manusia dan sumber-sumber daya alam dalam hal pencapaian sasaran secara efektif serta efisien.

Definisi yang dikemukakan itu mengingatkan kita pada pendapat G. R. Terry yang menyatakan bahwa proses manajemen terdiri dari apa yang disingkatnya menjadi P.O.A.C. (Planning, Organizing, Actuating, Controlling). Sementara Henri Fayol (dikenal sebagai bapak konsepsi proses) memasukkan fungsi-fungsi berikut ke dalam aktivitas manajemen: planning, organization, command, coordination, control. Sedang Luther Gulick pada tahun 1930 muncul dengan singkatan POSDCORB (planning, organizing, staffing, directing, coordinating, reporting, budgeting).



Perencanaan (planning) dibutuhkan untuk mencapai tujuan dan memberikan prosedur terbaik untuk mencapainya. Perencanaan memungkinkan (1) organisasi untuk memperoleh dan mengikat sumberdaya yang dibutuhkan untuk mencapai tujuan, (2) anggota organisasi untuk melaksanakan kegiatannya sesuai dengan tujuan dan prosedur yang telah dipilih, dan (3) kemajuan ke arah tujuan dapat diamati dan diukur, sehingga tindakan-tindakan koreksi dapat diambil jika tingkat kemajuan tidak memadai. Langkah pertama dalam perencanaan adalah memilih sasaran (goal) organisasi, selanjutnya program dibentuk untuk mencapai tujuan itu dengan cara yang sistematis.

Sekali manajer menetapkan tujuan dan membuat program untuk mencapainya, ia harus merancang dan mengembangkan suatu organisasi yang akan melaksanakan program itu dengan baik (fungsi organizing). Tujuan yang berbeda akan membutuhkan organisasi yang berbeda untuk mencapainya. Beberapa ahli manajemen berpendapat bahwa Staffing juga merupakan bagian fungsi perngorganisasian. Staffing adalah merekrut dan menempatkan personil yang memenuhi syarat yang dibutuhkan untuk melaksanakan tugas organisasi.
Guna melaksanakan aktivitas secara fisik yang timbul karena langkah planning dan organizing, maka manajer perlu melakukan tindakan-tindakan agar anggota kelompok dapat menyelesaikan tugas-tugas mereka. Di antara cara yang ditempuh oleh manajer adalah: memimpin, mengembangkan, memberikan instruksi, membantu para anggota untuk memperbaiki pekerjaan dan diri mereka sendiri melalui kreativitas mereka masing-masing, dan tindakan memberikan kompensasi. Pekerjaan demikian dinyatakan sebagai tindakan menggerakkan (actuating).

Akhirnya, para manajer harus memastikan bahwa tindakan para anggota organisasi benar-benar menggerakkan organisasi ke arah tujuan yang telah ditetapkan. Inilah fungsi pengendalian dari manajemen dan mencakup tiga unsur: menetapkan standar prestasi, mengukur prestasi sekarang dan membandingkannya dengan standar yang telah ditetapkan, dan mengambil tindakan untuk membetulkan prestasi yang tidak sesuai dengan standar. Melalui fungsi controlling manajer dapat menjaga organisasi tetap dalam rel yang benar.

Secara ringkas dapatlah dikatakan, bahwa perencanaan berarti tindakan mendeterminasi sasaran-sasaran dan arah tindakan yang akan diikuti. Pengorganisasian adalah tindakan mendistribusi pekerjaan antar kelompok yang ada serta menetapkan dan merinci hubungan-hubungan yang diperlukan. Menggerakkan berarti merangsang anggota kelompok untuk melaksanakan tugas mereka dengan kemauan baik dan secara enthusias. Mengawasi berarti mengendalikan aktivitas agar sesuai dengan rencana.

Manajemen bukanlah privilege ataupun tanggung jawab beberapa anggota suatu organisasi, karena itu merupakan pekerjaan semua individu yang pekerjaan mereka bersangkutpaut dengan tindakan mencapai sasaran-sasaran melalui pengkoordinasian sumber-sumber daya yang tersedia. Oleh karena kita hidup dalam dunia di mana terjadi perubahan secara terus menerus, maka para manajer harus menghadapi segala macam ketidakpastian sewaktu mereka berupaya mencapai tujuan-tujuan organisasi. Akibatnya adalah bahwa perencanaan, pengorganisasian, menggerakkan dan pengawasan itu harus diramu dan diterapkan secara tepat sesuai dengan situasi yang berlaku.

PEMIMPIN DAN KEPEMIMPINAN

Bahwa kepemimpinan haruslah melekat pada seorang manajer. Karena, pada dasarnya memang kepemimpinan (leadership) tersebut merupakan inti daripada manajemen. Sedangkan inti dari kepemimpinan itu sendiri adalah human relation atau hubungan antar manusia. Sehingga dengan demikian, maka baik buruknya manajemen tergantung pada baik buruknya kepemimpinan, sedang baik buruknya kepemimpinan tersebut amat tergantung kepada baik buruknya human relation daripada diri pemimpin-pemimpin ataupun manajer-manajer yang menjalankan kepemimpinan itu sendiri.

Oleh karena itulah antara pemimpin dan kepemimpinan merupakan dua hal tersendiri, yang jelas keduanya mempunyai kaitan erat dengan berhasil tidaknya manajemen. Kepemimpinan nyata sekali merupakan motor penting bagi sumber-sumber dan alat-alat suatu organisasi. Demikian pentingnya peran kepemimpinan dalam usaha mencapai tujuan suatu organisasi, sehingga dapat dikatakan bahwa sukses atau kegagalan yang dialami suatu organisasi sebagian besar ditentukan oleh kualitas kepemimpinan yang dimiliki oleh orang-orang yang diserahi tugas memimpin dalam organisasi yang bersangkutan. Seorang pemimpin yang baik adalah seseorang yang tidak melaksanakan sendiri tindakan yang bersifat operasional, tetapi mengambil keputusan, menentukan kebijaksanaan dan menyerahkan orang lain untuk melaksanakan keputusan yang telah diambil sesuai dengan kebijaksanaan yang telah digariskan.

Kebutuhan akan Pemimpin

Sudah merupakan naluri dalam masyarakat bahwa anggota masyarakat harus hidup berkelompok. Dalam hubungan dengan soal manajemen, kelompok tersebut mewujud dalam bentuk organisasi. Suatu organisasi masa kini dengan sumberdaya manusianya yang makin luas pandangannya, makin tinggi kemampuannya dan semakin kritis terhadap situasi lingkungan, benar-benar cukup kompleks. Untuk itu diperlukan suatu pembagian tugas ataupun pembagian kerja yang akurat dan tegas, sehingga merupakan kegiatan yang terpadu. Sehingga dalam mencapai tujuan organisasi, benar-benar tercermin adanya keterkaitan yang harmonis antar subsistem organisasi. Masing-masing bagian harus mengetahui dengan penuh pengertian dan kesadaran bahwa aktivitas bagian tersebut merupakan bagian dari aktivitas organisasi keseluruhan. Hal itu hanya mungkin apabila masing-masing bagian dalam organisasi tersebut ditangani oleh manajer-manajer yang memiliki kualifikasi kepemimpinan yang tepat sesuai dengan yang diperlukan, atau dengan kata lain, oleh manajer-manajer yang berperilaku sebagai pemimpin-pemimpin. Makin tinggi tingkatnya , makin tinggi pula persyaratan bagi pemimpin yang bersangkutan.

Pengertian Pemimpin

Sebagaimana telah dikemukakan, bahwa kepemimpinan adalah inti manajemen. Ini berarti bahwa manajemen akan dapat mencapai sasarannya apabila ada kepemimpinan. Sedangkan kepemimpinan hanya dapat dilaksanakan oleh seorang pemimpin. Dengan demikian lebih jelas lagi siapa sebenarnya yang disebut pemimpin itu. Pemimpin adalah seseorang yang memiliki kemampuan memimpin, artinya memiliki kemampuan untuk mempengaruhi perilaku orang lain atau kelompok, tanpa mengindahkan bentuk alasannya.
Diharapkan seorang manajer adalah seorang pemimpin, namun seorang pemimpin belum tentu seorang manajer. Hal itu perlu benar-benar dipahami sehingga tidak begitu saja diidentikkan antara pemimpin dan manajer. Dapat saja terjadi seorang manajer berperilaku sebagai seorang pemimpin, asalkan dia mampu mempengaruhi perilaku orang lain untuk mencapai tujuan tertentu, namun demikian belum tentu seorang pemimpin juga seorang manajer sebab seorang manajer melaksanakan fungsinya dalam kaitan suatu birokrasi, yang dibatasi oleh aturan-aturan birokrasi, sedang seorang pemimpin tidak perlu dibatasi oleh aturan-aturan birokrasi.

Pengertian Kepemimpinan

Kemudian apa yang dimaksud dengan kepemimpinan? Sebenarnya tidak begitu mudah membuat suatu definisi tentang kepemimpinan (leadership) tersebut. Menurut sejarahnya istilah leadership tersebut di dunia baru muncul sekitar tahun 1800. Definisi leadership bermacam-macam, sesuai selera pembuat definisi itu sendiri, dari mana mereka memandang. Meskipun demikian, masih dapat ditarik suatu garis yang sama dari definisi-definisi yang dibuat. Berbagai sudut pandangan para pembuat definisi leadership tersebut adalah sebagai berikut: Titik tumpu proses kelompok; Kepribadian dan pengaruh; Seni dalam melaksanakan pekerjaan; Tindakan mempengaruhi orang lain; Perbuatan atau sikap seseorang; Bentuk persuasi dalam menggerakkan orang; Alat pencapaian tujuan; Pengaruh daripada interaksi; Peranan yang menonjol; Proses dari peranan yang orisinil.

Dengan memperhatikan berbagai sudut pandangan dari para pendefinisi tersebut jelas kiranya bahwa sebenarnya tidak gampang membuat suatu definisi tentang kepemimpinan. Definisi yang ideal adalah apabila dapat mencakup keseluruhan sudut pandangan tersebut. Oleh karena itu bila diingat bahwa kepemimpinan itu adalah inti daripada manajemen sedangkan inti kepemimpinan adalah human relation, maka mungkin lebih mendekati sasaran apabila kepemimpinan tersebut diberikan definisi sebagai berikut: “keseluruhan aktivitas dalam rangka mempengaruhi orang-orang agar mau bekerja sama untuk mencapai suatu tujuan yang memang diinginkan bersama”.

Ciri-ciri Kepemimpinan

Di kalangan para ahli, klasifikasi ciri atau persyaratan pemimpin yang baik, sehingga menimbulkan kepemimpinan yang baik itu belum ada kesepakatan, sehingga terdapat banyak pendapat tentang ciri-ciri kepemimpinan tersebut. Sementara pakar mengemukakan sejumlah persyaratan, yang pada dasarnya sekaligus suatu ciri-ciri kepemimpinan, yaitu: pendidikan umum yang luas, kemampuan berkembang secara mental, ingin tahu, kemampuan analitis, memiliki daya ingat yang kuat, kapabelitas integratif, ketrampilan berkomunikasi, ketrampilan mendidik, rasionalitas dan obyektivitas, pragmatis, kesederhanaan, keberanian, kemampuan mendengar, adaptabelitas dan fleksibilitas, serta ketegasan. Di samping itu juga memiliki beberapa macam rasa (sense), misalnya sense of urgency (rasa bahwa sesuatu itu lebih penting daripada yang lain), sense of timing (tahu saat yang tepat untuk bertindak), sense of cohesiveness (merasa satu dengan yang dipimpin, kolega setingkat dan atasannya), serta sense of relevance (tahu keterkaitan keputusan yang diambil dengan tujuan yang hendak dicapai).

Kalau kita perhatikan ciri-ciri tersebut kiranya sulit bahkan tidak mungkin seseorang memiliki keseluruhan ciri tersebut. Namun, makin berkembang bakat-bakat kepemimpinan ataupun latihan-latihan kepemimpinan, makin banyak ciri-ciri kepemimpinan tersebut dapat dipenuhi, walaupun tidak seluruh ciri akan dapat dicapai sepanjang karir seseorang. Hanya, yang sangat penting diperhatikan adalah bahwa usaha ke arah peningkatan mutu kepemimpinan harus tetap diupayakan secara kontinyu kalau menginginkan tercapainya suatu kepemimpinan yang berhasil.

Sifat Kepemimpinan

Seirama dengan perlu dan amat pentingnya human relation dalam kepemimpinan suatu organisasi, maka beberapa ahli berusaha mengemukakan beberapa sifat pemimpin yang sangat diperlukan, antara lain apa yang disebut oleh George R. Terry dengan istilah “qualifications for leadership” sebagai berikut. Untuk memperoleh kemampuan kepemimpinan diperlukan sejumlah sifat yang baik dan tepat. Tetapi untuk memiliki sifat-sifat itu belumlah cukup untuk mendapatkan predikat pemimpin, karena sifat-sifat tersebut harus diterapkan dan ditunjukkan lebih dahulu dalam praktek kepemimpinan pada waktu dan situasi yang tepat pula. Disamping itu diperlukan pula adanya bawahan atau sekelompok orang mentaati kepemimpinannya. Sifat-sifat yang penting tersebut adalah: penuh energi (energic), memiliki stabilitas emosi, memiliki pengetahuan tentang hubungan antar manusia, motivasi pribadi, kemahiran berkomunikasi, kecakapan mengajar, kecakapan sosial, dan kemampuan teknis.

Memang tidak seorang pun pemimpin yang sempurna, namun berupaya menuju ke arah itu adalah sesuatu usaha yang baik dan patut dilakukan oleh seorang pemimpin.

Gaya Kepemimpinan

Benar kiranya pendapat dari berbagai pakar bahwa seorang pemimpin dibandingkan pemimpin lainnya tentulah berbeda dalam sifat, kebiasaan, temperamen, watak dan kepribadiannya, sehingga tingkah laku dan gayanya tentu tidak sama di antara mereka. Dikatakan oleh Kartini Kartono dalam bukunya “Pemimpin dan Kepemimpinan” bahwa gaya (style) hidup pemimpin yang berbeda-beda itu pasti akan mewarnai perilaku dan tipe kepemimpinannya, sehingga dapat muncul berbagai tipe kepemimpinan seperti: tipe kharismatis, paternalistis, militeristis, otokratis, laisserfair, populistis, administratif, demokratis, dan sebagainya. Sesuai dengan gayanya, maka George R. Terry membagi dalam enam tipe pemimpin: tipe pribadi, tipe nonpribadi, otoriter, demokratis, paternalistis, dan tipe indigenous (sesuai sifat pembawaannya).

Meskipun terdapat berbagai tipe pemimpin semacam itu, tidak berarti bahwa masing-masing bersifat eksklusif, artinya pemimpin dengan tipe yang satu tidak memiliki tipe-tipe lainnya, sehingga oleh karena itu seorang pemimpin mungkin akan menerapkan kepemimpinan demokratis pada situasi-situasi tertentu dan akan menerapkan kepemimpinan otoriter pada situasi-situasi yang lain.
Keadaan-keadaan khusus menentukan cara memimpin ataupun gaya memimpin yang diperlukan dan lebih lanjut akan menentukan tipe pemimpin yang bagaimana yang tepat digunakan. Semua itu akan tergantung pada: waktu, keluasan organisasi dan personil, situasi dan kondisi lingkungan, dan sebagainya.***

(Disampaikan dalam dialog interaktif kawula muda “Trend Millenium”
Pada tanggal 2 Januari 2000 di Masjid An-Nuur, Jl. Untung Suropati Bojonegoro, Jawa Timur)

Sebaik-baik Manusia .....

Sebaik-baik Manusia .....